TopicRoomがある一日の業務 ビジネスチャット

先日、第8回 モバイル活用展の出展レポートでもご紹介した通り、モバイル活用展でお話したお客様の約40%の企業がビジネスでチャットを利用しています。

また、導入を検討しており、TopicRoomのトライアルサービスにお申し込みいただくお客様の約50%が半年以内の導入に向けて選定を進めています。
 ※お客様の選定ポイントについてもこちらで公開中!

 

一方、モバイル活用展にお立ち寄りいただいたお客様のうち、約20%の方が求めていた情報が「ビジネスチャットの活用事例」。

 「ビジネスでチャットが使えたら便利そう」
 「他の企業の導入状況はどうなんだろう?」
 「ビジネスでチャットってどう使ったらいいんだろう?」

そんな疑問はございませんか?
今回はとある社員の「TopicRoomがある一日の業務」をご紹介します。

 

 

NTTテクノクロスにおけるTopicRoom

弊社NTTテクノクロス株式会社は、2014年7月よりTopicRoomを全社導入し、弊社社員1,700名に協業社を加えた約4,000名で利用しています。ICT部門はテナント設定やユーザー登録などテナントの管理が出来る「管理者ユーザー」、協業社はルームを自由に作成できず招待されたルームでのみの会話に制限される「ゲストユーザー」として権限を使い分けて運用しています。
 ※ユーザー権限についての詳細はこちら

電話より気軽でメールよりリアルタイムにやり取りが出来るチャット。
弊社社員にとっては、電話やメールと並ぶ第三のコミュニケーションツールとして、なくてはならない存在です。

今回は、業務におけるTopicRoomの具体的な活用方法について、ある社員の日常をなぞりながらご紹介します。この社員はある製品の営業やカスタマーサポート業務、プロモーション業務を担当しています。皆様の業務へチャット導入を検討する参考になさってください。

シーン1:オフィスでチーム業務

①10:00 チームメンバーの勤務状況を確認
出社後、まず初めに「勤務報告ルーム」を確認します。
このルームはチーム全員が参加しているルームで、休暇取得、電車遅延、在宅勤務など勤務に関する連絡を行います。

TopicRoom導入前、在宅勤務の課題のひとつに
 「在宅勤務の人は、働いているのか、休みなのかわからない」
というものがありました。また、電車遅延による遅刻の連絡をするのに、混雑や車内にいる時など電話だと連絡が出来ない場合もあります。このルームの活用によりこのような課題を解決できます。

 
②10:10~12:00 メール確認
チームメンバーの勤務状況を確認した後は、メールのチェックを行います。
ご利用者様や検討中のお客様からのご連絡、HPからの問い合わせなど沢山のメールを一通一通全て確認してご対応しています。回答に困ったり、上長への相談や営業メンバーへの共有が必要な時は「営業ルーム」、開発チームのメンバーに仕様の確認が必要な時は「開発ルーム」、保守チームのメンバーにシステムログの確認を依頼する時は「保守ルーム」を活用します。

また、同じ質問を繰り返さないための個人の備忘録、チームメンバーへの情報共有のためにトピックを活用しています。誰かが後から見返すことが分かっている会話を選んで見出しを付け、「トピック」としてまとめておくことができます。
 ※トピックについての詳細はこちら

 

シーン2:外出中にチーム作業

③12:00~13:30 ランチ&移動
午後はお客様を訪問して打ち合わせ。
「移動中はゆっくりしたい」そう思いながらも、「お客様からのオフィスへのお電話」「担当システムの故障」「チームメンバーへの確認」など連絡が必要なこともあります。TopicRoomはスマートフォンでも使えるため、緊急の連絡もタイムリーに受け取ることができます。

また、投稿された電話番号はリンクで表示されるため、リンクをタップすることにより端末の通話アプリが起動してTopicRoomから通話アプリへシームレスに移動できます。さらに、TopicRoomが公開しているAPIを活用してあらかじめシステムと連携しておくことにより、システムの故障を検知したらチャットボットを通じてTopicRoomの「故障通知ルーム」でリアルタイムに通知を受け取っています。
 ※チャットボットについての詳細はこちら

 
④13:30~14:30 お客様訪問
お客様との打ち合わせ中、詳しい仕様に関することや価格交渉など、自分ではすぐに回答が出来ないご質問・ご相談をいただくこともあります。そんな時、「営業ルーム」や「開発ルーム」でメンバーへ確認し、すぐに回答がもらえればそれを元にその場で回答できるので、持ち帰る質問が減ります。また、お客様からいただいたご質問やご要望、宿題、議事録等を打ち合わせ中や終了後の移動中などすぐにチームメンバーへ共有できます。

 

シーン3:業務を通じた社内コミュニケーションの拡大

⑤15:30~18:00 オフィスに戻ってプロモーション企画の検討
日頃の問い合わせ対応やお客様訪問の経験を踏まえて、製品プロモーションの企画を検討します。アイデアが煮詰まった時、他製品の情報を聞きたい時には「全社プロモルーム」を活用します。このルームは営業推進部が全社の製品プロモーションを集めて作成したルームで、類似業務をしている人同士の情報共有、意見交換、ノウハウ共有、営業推進部からの周知連絡などを行っています。このルームを活用してオフィスや部署が異なる顔の知らない人との交流ができ、ここでの交流をきっかけに社内人脈や仕事の幅が拡がっています。

 
⑥18:00~18:30 社員要望をチェック
全社員が使っている製品なので、要望などの社員の声はTopicRoomの「○○製品要望ルーム」という公開ルームで受け付けています。通常のルーム(非公開ルーム)は、ルーム内の会話はルームメンバーしか読むことができず、ルームメンバーからの招待により参加します。一方、公開ルームは、ルーム検索によりルームの存在を知ることができ、そのルームに対して、ユーザーは誰でも自分の意思により参加できます。(公開範囲はルーム作成時に設定可能)

その他、公開ルームは、技術や製品の情報共有や相談、研修フォロー、サークルなどで活用されており、このルームを通しても社内人脈や仕事の幅が拡がっています。

 

おわりに

今回は、業務におけるTopicRoomの具体的な活用方法について、ある社員の日常をなぞりながらご紹介いたしました。TopicRoomは業界や企業規模に依らず様々な企業様で語導入いただいており、活用方法は無限大。また、それによる業務効率の可能性も無限大です。

TopicRoomは、1ヶ月25ID無料のトライアルをご用意しております。
まずはトライアルを申し込んで、業務にチャットを取り入れてみましょう!
※効果的なトライアルの進め方についてはこちら

 

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