メールとどう使い分ける?ビジネスチャットの効果的な使い方を紹介! ビジネスチャット

仕事をする上でもっとも大事なことは「報連相(ホウレンソウ=報告・連絡・相談)」といわれるほど、コミュニケーションはビジネスに欠かせません。
しかし、電話はかけるタイミングに気を使うし、メールは送っても相手からなかなか返信が来ず、仕事が進まない…そんな悩みをもつ方も多いはずでは?

そんなときに便利なツールとして、近年注目を集める「ビジネスチャット」。
ここでは、ビジネスチャットを実際に利用しているみなさんが感じている“強み”や、メールよりも手軽に使える理由、ビジネスチャットとメールの使い分けのポイントなどをご紹介します。

 

ビジネスツール

 

 

ビジネスチャットの強みは、情報共有のスピーディーさ!

 

”ビジネスチャットの強みとは?”
というテーマで、実際に仕事でビジネスチャットを利用したことがある20~60代のビジネスマン100人に、アンケート調査を実施したところ、全回答数のうちほぼ半数の49%を占め1位となったのは、【情報共有がスピーディーにできる】という答え。

 「離れたオフィスにいても、リアルタイムで会話しているようなスピード感でコミュニケーションが取れる」
 「短い文章ですべてのメンバーと情報共有ができる」

など、いつでもどこでも複数人とスピーディーに情報をやり取りできることが、最大の強みだと感じている方が多いようです。

アンケートの2位以下は、【気軽に会話ができる(23%)】【グループチャットで会話ができる(14%)】との回答が並びました。
いずれも電話やメールのような堅苦しさがなく、大勢でワイワイ顔を合わせて話しあっているような雰囲気で使えることが、ビジネスチャットの良さなのでしょう。

また、会議の場で面と向かって話すよりも緊張しないため、思いついたことを気楽に発信でき、チャット会議の方がアイデアが生まれやすいといった意見も多く聞かれました。
その他、チャットの履歴が簡単に検索できることや、メッセージを送った後に内容の修正ができるのがいいと答えた方も。
これらの機能はメールとは違う、ビジネスチャットならではの優れた点です。

次にメールとビジネスチャットの違いについて、詳しく解説します。


メールにはない手軽さがビジネスチャットの魅力!

ビジネスチャットがメールよりも優れている点は、なんといってもその手軽さでしょう。
通常の社内メールでは「○○さん(or役職名) お疲れ様です、××部の○○です」などといった定型のあいさつ文から入るのが普通で、短文のメールでも毎回毎回同じテキストを入力しなければなりません。

その点ビジネスチャットならいきなり本題から入ることができ、あいさつ文は不要。
長文を打たなくてよいので時間短縮ができ、効率的です。

また、メールは送信した後の変更や修正ができませんので、送った後に誤記やファイルの添付漏れに気付いて「しまった…!」と後悔したことがある方もいるはず。内容の誤りくらいならそんなに大きなミスではありませんが、送信先を間違えて他社へ送るはずの見積書を別のクライアントに送ってしまったなどとなると、取引先からの信頼を失う大問題に発展してしまう可能性も。

ビジネスチャットであれば送信範囲が限定されるので誤送信のリスクが減り、送信済みのメッセージの編集・削除もできるので、万が一誤送信をしてしまっても被害は最小限に抑えられます。

更に、ビジネスチャットは過去の送信履歴の検索もラクチンです。関連ワードを検索窓に入力すれば、簡単にメッセージを見つけられます。メールのように、同じ件名のメールを一通ずつ開いて中身を確認する必要もありません。

 

 

ビジネスチャットと電話・メールの使い分けのポイント

ポイント

 

いいとこだらけのビジネスチャットですが、やはりこれだけで仕事が完結するわけではありません。必要に応じて、ビジネスチャットに電話、メールなどのツールを組み合わせることが大事です。

ビジネスチャットは、端的なメッセージを大勢の相手に同時に送れることが魅力ですが、前述したように送信後の編集や削除が可能。その場ではいったん決まったはずなのに、後から編集されてしまっては「言った、言わない」でトラブルになりかねません。
特定の相手との重要なやり取りを、きちんとした文章にすることで“エビデンス=証拠”として残したい場合は、やはりチャットよりもメールが向いています。大きな会議の議事録や契約に関する事項などは、やはりメールで送った方がよいでしょう。

また、ビジネスチャットはいつでもどこでも見られるとはいえ、相手がデスクを離れていたり、通知をオフにしていたりするケースも考えられます。今すぐにレスポンスが欲しい時は、やはり直接電話をかけるのが一番。電話で急ぎのスケジュールなどを確認したら、あとからチャットで改めて送っておくとなお親切です。口頭のやり取りでの伝達ミスを防げ、リマインダーの役割も果たしますので、お互いにとってプラスになります。

まとめ

ビジネスチャットには、大勢のメンバーと手軽に情報共有ができる、コミュニケーションが活発になるなどさまざまな利点があります。
業務効率化・時間短縮を目指す近年のビジネススタイルには、もはや欠かせないツールといっていいでしょう。

しかし、どんなに便利なツールでも使い方次第では、かえってあだになってしまうことも。特に、ビジネスチャットは「送信後の編集・削除が容易にできる」という点を軽く見てはいけません。チャットで送ってもらったから大丈夫と信頼しすぎずに、あくまでも一時の連絡手段として認識しておくことが大切。文書でしっかり残しておきたいものは、メール等も併せて使うことをおすすめします。

そして何より、人間同士のコミュニケーションの基本は“顔を突き合わせて話すこと”。便利なツールに任せきりにならずに、直接会って目と目を合わせて話すことの大事さを忘れないようにしたいですね。

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