ビジネスチャットほんとうに導入してよかったの? ビジネスチャット

ビジネスコミュニケーションの手段として、近年注目されているのがビジネスチャットです。すでに導入している企業もありますが、本当に導入するメリットはあるのでしょうか?

今回は、そんなビジネスチャットについて詳しくご説明します。

 

 

 

チャットと従来のコミュニケーションツールの違い

ビジネスにおける従来のコミュニケーションにはデメリットが存在します。

離れた場所で仕事をしていたり、他人に聞かれてはいけないことを話そうと思うと対面でのやり取りは不都合ですし、電話では伝言のトラブルなども発生します。

メールでのコミュニケーションは、毎回「いつもお世話になっております。〇〇株式会社✕✕事業部の□□です。…」といった前置きがネック。その上、相手にメールを見てもらうまでの時間的コストがかかり、重大な決定が遅れてしまうことも考えられます。このロスが積み重なることで競合企業に大きく差をつけられてしまう可能性も潜んでいます。

チャットはこうした従来のコミュニケーションツールの弱点を補う新しい連絡手段として多くの企業がビジネスチャットを取り入れています。

 

ビジネスチャットなら迅速に伝達可能

ビジネスチャットなら、違う場所にいる社員ともリアルタイムで連絡が取れ、電話が取れない時でも確認・返信が可能です。さらに、毎回メールで行っていた前置きをする必要もなく、端的に内容を伝えられます。

11でもグループでもチャットルームを作れるので、ルームを指定するだけで前置きを省略して返事ができます。

無駄な情報が削がれたチャットの内容は素早く理解できる上、次のアクションへとすぐに移れます。更に一度に複数の社員に向けて発信し、会話ができるため、情報共有にも役立ちます。

また、ビジネスチャットなら、契約の範囲でしかグループは作れず、管理者があらかじめ登録したメンバーとしかコミュニケーションが取れないため、誤送信による情報漏洩のリスクが起こりにくくなります。

ビジネスチャットの導入により、チャットで済む内容のメールを削減できるため、結果的にメールの送信数が減り、メール誤送信によるセキュリティ事故件数やメール作成時に誤送信対策にかける時間を削減できたという効果もあります。

このように従来のビジネスコミュニケーションの弱点を補う機能があるため、「思っていた以上の成果が出て、導入してよかった」と感じている会社も多くみられます。

ビジネスチャットを導入してよかったと感じられるポイント

実際にビジネスチャットを利用している会社では、導入して良かったと思える点がいくつかあるようです。以下ではそうしたポイントをご紹介します。

●その1.セキュリティ面が強い

ビジネスの世界では、情報の漏えいにより企業に不利益をもたらすこともあります。しかし、ビジネスチャットは各社セキュリティ面が強化されているので、他者に重要な情報が流出しにくくなっています。

近年、企業でセキュリティガイドラインを設ける企業が増えていることから、システムやサービスを導入する際に「セキュリティ」を重視する企業が増えてきています。

セキュリティチェックポイントについて詳しくはコチラ

 

●その2.複数人と同時にコミュニケーションがとれる

同じ内容を複数人に連絡する場合、メールや電話となると、一人一人に連絡する必要があり、時間や通話料などがかかります。社員が多くなれば尚更その負担は大きくなり、災害時や緊急時には不便なことも多いです。。ビジネスチャットを利用すれば、一度の入力で複数の人に連絡が取れるので、手間や費用をかなり軽減でき、更にメンバー同士の情報共有も同時にできます。文字として記録が残るため、伝言ゲームのように間違うこともありません。

(清水建設様での成功事例はコチラ

 

●その3.社内のコミュニケーションが円滑になる

ビジネスチャットはグループトークでのコミュニケーションが基本です。議論など会話を目的として少数で構成されるルームに加え、部署のメンバーや類似業務担当の部署を跨いだメンバーなど共有情報共有を目的とした大人数で構成するルームを作成することもあります。

社内ではコミュニケーションを取る機会が少ない、またはまったく話をしない人が出ることもありますが、ビジネスチャットを上手く活用すれば、社内のコミュニケーションを円滑に進めたり、チャットをきっかけとしたコミュニケーションが生まれることもあるでしょう。

(業務での活用イメージはコチラ

 

●その4.個人情報を教える必要がない

ビジネスチャットが好まれる理由はセキュリティだけではありません。業務の連絡をプライベートのツールで行っていると、教えたくない人にも電話番号やアドレスなどの個人情報を教えざるを得ません。それがセクハラやソシャハラの原因にもなります。また、勤務外に仕事の連絡をするなどしたり、仕事とプライベートの区別がつきにくくなることもあります。ビジネスチャットがあれば、ビジネスに関してはそちらでやり取りができるので、個人情報を教える必要がありません。>

ビジネスチャットはビジネスに不可欠に

ビジネスチャットは、従来のビジネスコミュニケーションの弱点をカバーできる画期的なツールです。これからのビジネスにおいて、大変重要なツールとなっていくでしょう。今のビジネスコミュニケーションに疑問を感じているのであれば、是非ど導入を検討してみましょう。
 
 

 

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