社内メールがチャットツールに変わる転換期を迎えた日本人の働き方はどこに向かっていくのか ビジネスチャット

現在、ビジネスでは欠かせないツールの一つとなっている社内メール。
そんな社内メールが導入された際には、私たちの働き方がそれまでとは大きく変化を見せる一方、時間の経過と共にリスクや改善点が浮き彫りとなりました。

そして現在、文字によるリアルタイムな会話が可能なコミュニケーションツールとして、チャットツールの評価が高まると同時に積極的な導入が進められています。効率の悪さや脆弱性など、旧来のツールのデメリットを補ってくれるチャットツールは、今後の日本人の働き方を変える可能性もある要注目アイテムです。

 

 

大幅な業務効率化を実現してくれるチャットツールの機能

今日のビジネスパーソンは誰もが、会社が支給するメールアドレスを持っています。しかし、メールは、相手がメッセージを読んだかを確認できず、「メールを送ったので確認してください」という別のコミュニケーションが発生することもあり、急ぎの場面では不向きなことも事実です。こうしたデメリットを補う意思疎通手段として注目を集めているのが、昨今急速に導入が続いているチャットツールです。

チャットツールの場合、自分が送ったメッセージの既読管理ができるものもあります。特にTopicRoomなら、メッセージを誰が読んだ/読んでいないかがすぐに分かり、連絡漏れを防げるため便利です。

 

更に、TopicRoomは通知機能も充実。
事前に設定したキーワードやルームに適合したメッセージが届くと、通知がされるため、オフィス内でのやりとりはもちろん、外出中のスタッフともリアルタイムの会話が可能。意見のすり合わせや重要事項の念押しにも有効です。

 

チャットは必要な人のみをメンバーに入れたルームを作って相互に会話できるため、一人ひとりに業務連絡したり、他のメンバーの回答を共有する手間も省けます。一度送ったメッセージを編集、削除することも可能という点も、メールにはない便利な機能です。

メールでは、ツールの機能上どうしても避けられないロスタイムや無用な労力も少なくありませんでした。チャットツールを活用することでこうしたデメリットなくし、より生産性の高い働き方が実現できると期待されています。チャットツールは必要なタイミングで、コミュニケーションが必要な相手と一方通行ではない会話が可能なアイテムとして普及され続けているのです。

 

万全のセキュリティを備えたチャットツールなら情報漏洩の心配もない

旧来の社内メールを用いた業務連絡は、社内秘の漏洩を始めとするセキュリティ面の弱さがネックでした。
TopicRoomをはじめとするチャットツールは、端末にデータを残さずクラウド上で保管します。このようなツールを使えば、万一端末を紛失した場合でも情報漏えいのリスクはありません。TopicRoomなら、ログインした状態で紛失した時でも、管理者による強制的ログアウトやパスワードリセット、アカウントロックといった対応が出来るので、被害を最小限に留めることが可能です。

更にTopicRoomでは、通信とデータを暗号化しており、万が一悪意を持った第三者に情報を盗み出された場合にも、情報を読み取られる心配はありません。
加えて、認証された端末のみでログインが許可されるため、万が一IDやパスワードが漏洩しても非認証端末からログインされることはありません。

こうした複数のセキュリティを備えたチャットツールを活用することで、私たちの働き方をより効率の良い、生産性の高いものへと変化させてくれるでしょう。

チャットツールで無理なく生産性を追求できる働き方へ

ビジネスシーンのチャットツールの導入は、それまでの社内メールのリスクやデメリットを補うだけでなく、生産性の向上といった効果も期待できます。
特にTopicRoomは万全のセキュリティを備えたチャットツールであり、情報の漏洩などを防いでくれる安心感も大きな魅力です。今チャットツールは、ビジネスパーソンが無理なく生産性を追求できる働き方の実現という大きな役割を担っていると言っても過言ではありません。

メール、電話に並ぶ第三のコミュニケーションツールとして注目されているビジネスチャット。まだ導入していない方は是非導入を検討してみませんか?
TopicRoomなら30日間の無料トライアルもご用意しております。是非ビジネスチャット導入に向けた一歩目を踏み出してみましょう。

 

30日間
無料トライアル
topへ戻る