テレワークの課題を解決するチャットツール ビジネスチャット

社員の働く場所や時間の制約を減らすことで、より柔軟な働き方ができるテレワーク。
近年、テレワークを取り入れる企業も増えていますが、同時に課題点もたくさん出てきています。

今回は、テレワークにはどんなデメリットがあるのか、またそれらの課題はどのような方法で解決できるのかについてチェックしていきましょう。

チャットの選び方

テレワーク実現のために解決すべき3つの課題

テレワークを実現するために解決しなければならない課題点についてご紹介いたします。
「社員同士のコミュニケーション」、「勤怠管理」、「働き方」など、
事前に考慮し柔軟に対応していきましょう。
 

 
1. 社員同士のコミュニケーション不足
テレワークを実施する社員(テレワーカー)は、その日メンバーと対面での会話がなくなります。そのため、テレワークの社内普及に反比例してチームメンバー全員が顔を合わせる機会が減り、「スムーズに仕事を進められない」、「思うように内容が伝わらない」、といった問題が起こります。

また、テレワークをすると「一緒に働いている」という実感がなくなり、疎外感を感じてしまうという社員もいます。
制度を導入する際は、チームの生産性を損ねないコミュニケーションの工夫も必要です。

 
2. 社員の勤怠管理が難しい
オフィスに出勤して働く場合は社員の労働時間を大体把握できますが、テレワークの場合は労働時間の管理は本人任せとなるため、社員がどれくらい働いているかが曖昧になりがちです。

テレワーカーの勤怠管理もしっかり行うには、勤怠管理ツールなどの導入に加え、上司は部下との信頼関係を構築する必要があります。
日頃から部下の仕事を把握していないと、部下がテレワークをすることによる効果を適切に図ることが出来ません。

しかし、勤務管理を気にしすぎて「監視」の色が強いツールも少なくありません。その場合、社員がテレワークを嫌悪する可能性があるため、「テレワークの普及」という観点で工夫が必要になります。「まずは制度の普及を重視」といった企業はツールの選択時に「利用障壁の軽減」も配慮したした方がよいかもしれません。

 
3. 働き方のメリハリをつけにくい
テレワーカーの多くは自宅での作業となるため、働き方にメリハリがつかず、「期限が守れなくなる」、「労働時間が長くなる」、「サービス残業をしてしまう」などの問題が起こることがあります。

働き方のメリハリがつけるのが難しい社員には、労働時間のルールを設ける、またパソコンの使用状況を把握できるツールを使うなどの対策が必要です。

テレワークの課題をチャットツールで解決できる理由

テレワークイメージ画像

テレワーク実現のために、「チャットツール」を導入することでこれらの課題を解決しやすくなります。ここからはその理由を見ていきましょう。

 
●コミュニケーションを活性化
チャットツール利用の一番のメリットは、「リアルタイムでのやり取り」が可能になることです。メールと比べメッセージ作成も短時間で済み、確認もしやすいので、タイムラグが発生しにくくなるためです。

また、パソコンでもスマートフォンでも使え、気軽に利用できるので、ちょっとした発言もしやすいのもメリットです。チャットの導入によりコミュニケーションが減るのではないかと懸念する方がいらっしゃいますが、「メールや電話、対面で言うほどでもないけど、チャットでなら言うようなことが多いため、チャットの導入により結果的にコミュニケーションの活性化につながることも少なくありません。

更に、メッセージだけでなくファイルや画像のやり取りもできるため、細やかな情報共有が可能になり、テレワークでもしっかりノウハウを身に付けることができます。

このようにチャットツールを利用すれば、離れていてもオフィスで顔を合わせるのと同じように、充分なコミュニケーションをとることができます。

 
●勤務状況をチームで共有

「テレワーク中はチャットで勤務の開始/終了を宣言する」
たとえばこういったルールを設けることで、勤務状況をチームで共有でき、働き方にメリハリがつきます。

「勤務時間中はなるべくチャットで連絡をとれるようにする」
というルールを設ければ、会話の内容から、仕事をこなせているかどうか、働きすぎていないか、そして個人の進捗もチームみんなで把握できます。

管理ツールでないと管理できないことはもちろんありますが、それだけに頼らず、こまめにコミュニケーションをとることで、チームの生産性向上にもつながります。

 

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まとめ

今回は、テレワークの課題点とチャットツールによるそれらへの解決策についてご紹介しました。プライベートでは多くの人がコミュニケーションツールとしているチャット。ビジネスのシーンにおいても今後も多くの企業で導入が進み、ますます普及していくでしょう。

テレワークの制度を取り入れることで、社員の働き方の選択肢が広がり、個人の事情に合った働き方が選べるようになることから「選ばれる企業」に近づきます。売り手市場において選ばれる企業になれれば、優秀な人材の確保の可能性も広がります。

このようにメリットは増えますが、その分対策をとらなければならない課題もあります。
テレワークへの課題には企業により違いがありますが、事前にテレワークの課題点をまとめ、チャットツールを上手に活用し解決しましょう。

 

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