コラム

1,700名企業での働き方変革、成功の秘訣 働き方改革

 近年、「テレワーク」「在宅勤務」「サテライトオフィス」など、「ワークスタイル変革」「働き方改革」について検討する企業がとても増えております。

一言に「働き方変革」と言っても、何をしていいのか分からない方も多く、「何で働き方改革が必要なの?」「どんなツールが有効なの?」「制度はどう変更したらいいの?」「運用ルールは?」「どうしたら社員に普及するの?」など疑問や懸念は多岐に渡ります。

そこで、今回は1,700名の企業であるNTTテクノクロスのテレワークの全社普及について、必要不可欠な3つのアイテムと合わせてご紹介します。

 

2017年より7月24日はテレワーク!働き方改革の国民運動を実施

2012年のロンドンオリンピック・パラリンピック競技大会では、開催期間中、交通混雑によってロンドン市内での移動に支障が生じるとの予測から、市内の企業の約8割がテレワークを導入しました。

2020年の東京オリンピック・パラリンピック競技大会でも、開催期間中は大変な交通渋滞が予想されます。その対策として、総務省、厚生労働省、経済産業省、国土交通省、内閣官房、内閣府では、東京都及び経済界と連携し、東京オリンピックの開会式にあたる7月24日を「テレワーク・デイ」と位置づけ、2017年から3年間、毎年働き方改革の国民運動を展開すると発表しました。この日は交通機関や道路が混雑する始業から10時半までの間、企業等が一斉にテレワークを実施することとし、初年度である2017年は922件、約6.3万人が参加しました。

2018年は日数を拡大し、7月23日(月)~27日(金)の間に、24日(火)とその他の日の計2日間以上を「テレワーク・デイズ」とし、2,000団体・延べ10万人の参加を目標とするなど実施方針が「テレワーク関係府省連絡会議」(3月2日開催)で決定されました。


※テレワーク月間&デイズ公式サイトへ遷移します。

※テレワークとは、ICTを活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方で、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務などのことを表します。

NTTテクノクロスでは3つの自社製品を活用してテレワークを推進

NTTテクノクロスは社員数約1,700名、事業所数6拠点の企業。客先に常駐している社員、営業や打ち合わせにより外出する社員も多く、移動時間削減のためのモバイルワークは働き方の1つとして確立しています。更に2016年4月に在宅勤務制度を改定し、妊娠・育児・介護のための制度から全社員のための制度に変更しました。変更から1年で社員のうち約半数が在宅勤務を活用するまでに普及し、社員の働き方の1つに在宅勤務が加わりましたが、その背景には3つのアイテムの存在があります。これらを活用したNTTテクノクロスのテレワーク事例を3つ紹介します。

シーン1:モバイルワーク

営業活動や他社との打ち合わせなどによる外出時、前後の時間の業務を自席で行おうとすると、無駄な移動時間が発生します。そのため、NTTテクノクロスの社員は、モバイルワークもワークスタイルの1つとして有効活用しています。

移動中のスマートフォンを利用した連絡や報告はTopicRoom、メールチェックなど会社PC内の情報確認はMagicConnectの活用により簡単に行える。また、打ち合わせ中や、オフィス外でもMagicConnectとTopicRoomを活用することでメンバーとコミュニケーションが図れます。打ち合わせ中にお客様からいただいた質問への回答もTopicRoomを活用してその場で社内の有識者に確認・相談ができるので、持ち帰り課題も格段に減少するというメリットも大きいです。


▲MagicConnect画面

★MagicConnectとは?
パソコンやタブレット、スマートフォンに会社PCのデスクトップ画面を呼び出して操作する、シェアNo.1のリモートアクセスサービスです。

▼詳しくはこちら▼

シーン2:現地作業

現地作業に持参する作業手順書は、紙に印刷すると、かさばる上に紛失のリスクがあります。その点、MagicConnectを活用すれば、手元の端末から会社PCにアクセスして、手順書をペーパーレスかつ安全に用意できます。また、作業を円滑に進めるためには、現場からの報告と会社からの的確な指示がポイントとなるが、これはTopicRoomの活用で、リアルタイムなコミュニケーションをとれます。さらに、問題発生時や作業終了後に状況の共有や報告を詳しく行うためには音声と映像で伝えられ、同じ資料を一緒に見ることができるMeetingPlazaが有効です。

これらのツールの活用により、必要最小限の人数かつ短時間で効率的な作業ができます。


▲MeetingPlaza画面(PC)

★MeetingPlazaとは?
16年間で4,500社以上の実績を持つ高品質なWeb会議のロングセラー製品。
強固なセキュリティを確保しつつ、高品質な映像と音声通信に加え、豊富な資料共有をご利用いただけます。

▼詳しくはこちら▼

シーン3:在宅勤務

「働き方改革」と言われて企業が一番初めに思い浮かべ、一番頭を悩ますのが在宅勤務かと思います。在宅勤務を行う際に企業がまず懸念するのは、端末の持ち出しとセキュリティです。MagicConnectは自宅の端末から会社PCのデスクトップ画面を安全・簡単に呼び出して操作できるため、社内PCの持ち出し手続きの手間や端末紛失などによる情報漏えいのリスクがなく、安心して自宅で仕事が出来ます。

次に懸念するのがコミュニケーションです。社内で仕事をしている時と同じ仕事量をこなすために、リアルタイムかつ安全にコミュニケーションをとりたい。TopicRoomは文字での会話が安全にでき、ファイルの添付や個人の都合に合わせた通知設定も出来るので、離れていてもリアルタイムなやり取りでスムーズに意識合わせが出来ます。
しかし、文字では伝え切れなかったり、同じ資料を
一緒に見たり、顔を見ながら話したいということも少なくありません。その場合には、MeetingPlazaによるWeb会議が有効です。会議のために出社したり、電話回線を用意することなく、対面のコミュニケーションが実現出来ます。
また、トラブルに備えて深夜に会社で待機するということも珍しくはありません。業務時間外のトラブル連絡をスマートフォン上のTopicRoomで受け付けて、自宅PCからMagicConnectで会社PCにアクセス。TopicRoomやMeetingPlazaでチームメンバーと連絡を取り合いながら自宅で緊急対応をスムーズに行えるので、トラブルに備えた待機が不要となります。

さらに、MagicConnectは休職中の社員にも有効です。業務はしていなくても手続きなどのために社内ネットワークへのアクセスが必要な機会が数回はあるものです。しかし、その数回のために会社PCを休職者に貸与して自宅へ持ち帰らせるのは企業側にも社員側にもリスクがあり、望ましくありません。MagicConnectによる自宅PCから会社PCへのアクセスであれば、そのリスクは大きく軽減されます。


▲TopicRoom画面(PC)

★TopicRoomとは?
安心で、安全な、信頼できる、国産のビジネスチャット。
多くの企業や省庁のセキュリティガイドラインをクリアした実績がある、万全のセキュリティを兼ね備えています。

▼詳しくはこちら▼

テレワークの普及とBCP対策

NTTテクノクロスの在宅勤務普及のポイントは、制度の変更とビジネスツールの整備です。ツールがなくてもテレワークは可能ですが、社内で普及させ、働き方の1つとして定着させるには、多くの社員に「自分も在宅勤務が出来る気がする」と思わせる必要があり、そのためには「いかに在宅で普段と同じ状況を作れるか」が重要となります。

また、東日本大震災をきっかけに、企業にとってBCP対策も重要な課題となっています。BCP対策のツールも沢山ありますが、「訓練時にしか使っていないため、いざという時に使い方やアカウント情報が分からずに活用できていない」という声も多く聞こえます。しかし、普段からテレワークに慣れ親しんでいれば、災害などの出社困難時にも焦らずに事業を継続出来るため、テレワークの普及は社としての防災訓練にも繋がっていると言えるでしょう。


2020年はもうすぐそこです!
2020年に向けたテレワークの準備は進んでいますか?

制度の見直しやツール導入に向けた上長の説得や社員の教育には時間がかかります。まずは検討の第一歩を踏み出してみましょう。
NTTテクノクロスへのご連絡お待ちしております。

 

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