働き方改革を実現するために、ビジネスチャットが代用する業務内容とは? 働き方改革

2016年に、安倍内閣が「働き方改革実現推進室」を設置したことで、働き方改革への注目が高まっています。
その働き方改革に役立つとして期待されているのが「ビジネスチャット」。
プライベートでの連絡手段はチャットという方も多いのではないでしょうか?ビジネスチャットとは、ビジネスに必要な機能を備えた会社公認のチャットを指します。

では、そのビジネスチャットは働き方改革を実現するためにどのような働きをするのでしょうか。
今回は、ビジネスチャットが代用できる業務内容について紹介します。
  

 

 

働き方改革が謳われて久しい

 

 
働き方改革は2016年からいきなり始まったものではありません。労働に関する様々な社会問題により、以前から働き方改革の必要性は謳われていました。

その働き方改革が必要とされる具体的な背景には、大きく分けて3つの社会問題があります。

●その1.少子高齢化

現在、日本の高齢化率はおよそ25%です。
50年後には40%にまで高まるといわれており、高齢化が進むと、労働人口の減少が問題となります。

高齢者は肉体労働や通勤が必要な勤務には向かなくなりますが、長年の経験を生かした在宅勤務なら可能という人も多いものです。
働き方改革を推進し、高齢者も労働人口とすることで、労働人口の減少に対応しようというのが働き方改革の狙いの1つです。

●その2.人口の減少

日本は人口が減少し始めています。
100年後には人口が半減するという試算も出ています。このまま人口が減少していくと当然労働人口も少なくなり、労働者が足りなくなってしまいます。

そのため、上述の高齢者を初めとする「働く意欲や能力はあるものの働いていない人」を労働人口にしていかなくてはならず、「育児・介護をしている方」もその候補の1つです。「子供の送り迎えのため早めに退社しなくてはならない」、「介護者がいるため外出できない日がある」といった事情により勤務の時間や雇用が制限されている方も少なくありません。そんな方が満足に働くためには、様々な方の事情に柔軟な働き方を選べるように整備する必要があります。

このように、純粋に労働人口の減少という問題に対応するというのも働き方改革の狙いの1つです。

●その3.長時間労働にも関わらず労働生産性が低い

日本は世界的にみても長時間労働をしている人が多い国です。
それにも関わらず、1人あたり、時間あたりの労働生産性は低く、先進国7か国では最下位という結果が出ています。

このことにより、長時間労働により生産性をあげるのではなく、労働生産性を高めて全体の生産性を高めることが必要であると考えられます。
また、長時間労働により心身を損なう人の増加、女性の晩婚化による出生率の低下といった問題も生じています。
こうした問題を解消するためにも働き方改革が必要なのです。

業務内容を棚卸しよう

働き方改革を進めるときに、まず行うべきなのが「業務内容の棚卸し」です。
別の会社がしているシステムやルールをそのまま導入しようとしたり、いきなり「残業禁止!」などと目標を掲げたりしてもたいていはうまくいきません。

なぜかというと会社の業務や制度が違う上、そもそも不要な業務が多いからです。
うまく進めるには、まずどんな業務をしているかをしっかり見極めるのが大切です。1つ1つ業務をチェックしていくと、必要な業務、不要な業務、リモートワークが可能な業務が見えてきます。

制度やルールの変更、ツールの導入など色々なことを一気に変えようとするのではなく、まずは今ある業務をしっかり見直し、不要なことを削り、できることから進めていく方が無理なく進みます。
  

ビジネスチャットが代用できる業務

 

 
業務の棚卸しをすると、ビジネスチャットが代用できる内容も見えてきます。
ビジネスチャットが代用できる内容としては様々なものがありますが、代表的なものとして以下のものがあげられます。

●その1. 社内メール

最初にあげられるのが社内メールです。
メールは毎回宛先を指定しなければならず、送受信にも一定のタイムラグが発生してしまうという問題点があります。メーリングリストにより複数人へ一度に周知することもできますが、そうするとメーリングリストのメンテナンスが必要となり、当然ながら自分がメーリングリストに登録される前のメールは転送してもらう必要があります。

更に昨今はメール誤送信による情報漏洩リスクも大きく、相当な神経を使ってメールを作成するため、ちょっとしたメールを送るのに多くの時間を費やすことも少なくありません。また、メールの利用はメールチェックのためには都度パソコンを立ちあげなければならない人も多く、確認や返信が遅れ、リアルタイムなコミュニケーションには
不向きというデメリットもありました。

こうした問題点もビジネスチャットならば解消できます。
ビジネスチャットではグループを作り、グループ間での情報共有やメッセージ交換が行えます。たいていのビジネスチャットはセキュリティを保ちつつスマホにも対応しているため、リアルタイムで確認・返信することができます。やりとりの履歴が残り、自分がグループに参加する前の会話も見れる、契約の範囲に閉じたコミュニケーションで
社外への誤送信リスクが少ないというのもメールにはないメリットです。

●その2. 会議

ビジネスチャットは会議の代用としても使えます。
ファイルのアップロードもでき、メールよりもスピーディーなので、ペーパーレスで会議することも可能です。
グループでの情報共有に向いており、議論がなく一方的な周知のみで実は集まらなくてもいいような会議はチャットで十分可能ですし、会議がなければ出社の必要がなく
なり、より業務を効率的にこなせる人もいるかもしれません。

●その3.電話

電話はリアルタイムでのコミュニケーションができ、確実に意思伝達ができるというメリットがありますが、かける人と受ける人双方の時間を拘束し、電車内や打ち合わせ等により対応できないこともしばしば。また、話した内容が文字として残らないため、意識違いが発生することもあります。
ビジネスチャットならばお互いが都合の良いタイミングで確認でき、対応できない時間帯が少なく便利です。「都合のいい時に電話ください」「●●さんから電話がありました」といったメッセージを挟むことで電話の行き違いや伝言メモも削減できます。文字でのやり取りなので聞き違いや聞き逃し、認識誤りも防げます。
ストレスが少なく、それでいて即時性も損なわないツールであるという点で非常にビジネスとのなじみがいいツールだといえます。
 

 

成功のポイントは「離れていてもチームとして働けるか」

働き方改革の成功は、「離れていてもチームとして働けるか」ということにかかっています。「チャットじゃなくて直接話した方が早いし、意識違いが少ない」という方もいらっしゃるかと思います。しかし、今後離れて働かざるを得なくなる時代が来ます。それでも業務の質を落とさずに、変わらぬ生産性を上げなくてはなりません。

いざ離れて働くことになった時、自分一人に閉じた仕事なら、1日なら問題はないかもしれません。しかし、チームの仕事となったら、チームメンバー全員が揃うのが週1日となったらどうでしょうか?電話とチャットだけでチーム業務を円滑に進められますか?
離れて働くことになった時、ビジネスチャットがあれば、コミュニケーションレベルや生産性を下げずに、安心してチームとして働けます。

確かに新しいものを取り入れ、慣れるには時間はかかります。なので、今から業務にビジネスチャットを取り入れて、離れて働く準備を始めましょう。
  

 

topへ戻る