コラム

ビジネスチャット導入による働き方改革効果を解説 働き方改革

ビジネスチャットはメールや電話と異なり、気楽なディスカッションを実現できるコミュニケーションツールです。

柔軟なワークスタイルが広がっている昨今、電話より手軽でメールよりリアルタイムにやり取りができる「社内における第三のコミュニケーションツール」としてチャットを導入する企業が増えているため注目を集めていますが、導入することでどのような効果が得られるのでしょうか。

こちらでは、ビジネスチャットを導入することで得られる働き方改革効果についてフォーカスし、3つの項目に分けてお伝えします。

 

 

▼安心で、安全な、信頼できる。国産のビジネスチャット「TopicRoom」

1.効率的な社内コミュニケーションを図れる

ビジネスチャットを導入することで、業務に関する報告や連絡といった社内コミュニケーションを効率的に行えます。

社内の業務連絡を行うとき、従来のモデルでは一般的にメールや電話を使った伝達手段が講じられていましたが、メールは相手のレスポンスが遅くなってしまうケースが多く、スピード感に欠けるという点が課題でした。さらに、電話はお互いにとって都合の良いタイミングが合致しないと空振りとなってしまうだけでなく、相手が業務に取り組んでいた際の集中力をこちらの都合で途切れさせてしまう形となるので、電話をかける側と受ける側、両者の生産性を低下させてしまうというデメリットがあります。

しかし、ビジネスチャットは利便性が高く気軽にレスポンスできるという特徴があるため、相手がメールを読んだか読んでいないのかといった心配や、レスポンスが遅かったために業務が渋ってしまうといったトラブルの発生を予防し、社内コミュニケーションを円滑に進めることが可能です。

また、TopicRoomならユーザー自身がアプリケーションで通知設定が出来るため、個人にとって最適なタイミングで通知を受け取れます。

 

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2.複数のメンバーとリアルタイムで会話できる

ビジネスチャットのルーム機能を活用することで、参加している複数のメンバーとリアルタイムで会話できます。

個人による発言が複数名に対してリアルタイムで伝わり、なおかつ会話に参加しているメンバーそれぞれが並行してスピーディーに意見を発信できるという点は、ビジネスチャットを導入する上での大きなメリットです。もちろん、メールでのやり取りでもCCの活用により複数人と連絡を取ることは可能ですが、メールの送受信が出来る状況が限られており、メール誤送信を危惧するがあまりに送信に時間がかかることも少なくありません。そのため、ビジネスチャットのように各々がリアルタイムで意見を発信するというスキームを実現するのは難しいものでした。

また、モバイルに対応しているビジネスチャットツールなら、メンバーそれぞれが違う場所にいてもリアルタイムで会話できるので、簡易的な会議を執り行うことも可能でしょう。特に大きな企業では、部署内外における業務伝達を行う際に、その都度大量のメンバーに対してメールを送信する必要があり煩雑でしたが、ビジネスチャットを導入すればルームに一報を入れるだけで事足ります。

なお、TopicRoomは簡単にルームを作成できるため、メンバーや目的に応じたルームで自由にコミュニケーションを取れます。

 

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3.テレワークの就業をサポートできる

ビジネスチャットを活用することで、従来よりもテレワーク従事者に対する業務指示や労務管理が簡易になります。

テレワークは時間と場所に縛られない新しい働き方として、一部の企業では随時導入が進められていますが、従事者に対する迅速な業務指示や労務時間・成果の測定が困難でした。

しかし、ビジネスチャットは従事者に対する業務の指示が迅速にでき、ログイン状況も確認できるので、デスクトップの共有ができるWeb会議ツールなどを併用すればテレワーク従事者がしっかり仕事に取り組んでいるかといった効果測定も可能です。また、政府もテレワーク従事者が育児や介護と仕事を両立できる点に加え、企業の生産性を向上させる効果があるので労使双方にとってメリットがあり、労働力人口の減少を緩和できるワークスタイルとして注目されています。

「電話やメールするほどじゃないからいいや」と止めてしまうコミュニケーションは沢山あります。TopicRoomチャットがあれば、リアルタイムで安全にコンタクトがとれ、離れていても社内にいる時と同等のコミュニケーションが取れます。

 

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ビジネスチャットは新しい報連相スタイルを実現する

クライアントや協業社など社外に対してはメール、社内のメンバーに対してはビジネスチャットといったそれぞれのスキームでツールを使い分けることにより、報連相を効率よく発信・受信できます。

重ね重ねですが、ビジネスチャットのメリットは気楽にコミュニケーションを図れる点になりますので、社内の違う部署に所属している仲のいいメンバーとランチに行く時間や場所を業務の隙間時間でディスカッションするといったシーンでも頼りになるツールです。ビジネスチャットはそれぞれ機能や特徴も様々なので、導入する際は自社のニーズやワークスタイルに合わせて、親和性が高く、最も理想的だと思えるものをお選びください。

TopicRoomはビジネスでの利便性だけでなく、セキュリティにも配慮しています。安全にリアルタイムなコミュニケーションがとれ、業務効率に貢献します。無料トライアルもご用意しておりますので、まずはチャットを業務に取り入れてみましょう!

 

 

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